使い慣れた運用を残しながら、負担の大きい部分を改善する
飲食業界では、食材や資材の発注、納品予定、在庫状況、関係者との共有を表計算で管理しているケースが多くあります。表計算は導入しやすく、現場でも扱いやすい一方で、運用が複雑になるにつれて負担が増えていきます。
たとえば、管理者が更新した情報を外部関係者に共有する、関係者ごとに見せる情報を変える、入力された内容を確認する、必要な形式に整える、といった作業が日々発生します。最初はシンプルだった表も、運用が続くほどシートや列が増え、誰がどこを更新すべきか分かりづらくなることがあります。
とはいえ、最初から専用の業務システムを大きく開発すると、現場の運用に合わなかった場合の手戻りも大きくなります。
そこで今回は、既存の表計算運用を活かしながら、負担が大きい部分を小さく改善するMVPとして開発を進めました。
課題
開発前には、主に次のような課題がありました。
- 管理者と外部関係者で、見せたい情報の範囲が異なる
- 手作業での共有や転記に時間がかかる
- 表計算の自由度が高い反面、入力ミスや更新漏れが起きやすい
- 既存運用を急に変えると、現場に負担がかかる
- 将来的に業務範囲が広がった場合の拡張性も考えておきたい
こうした課題に対して、今回は「すべてをシステム化する」のではなく、「今の運用を活かしながら、まずは効果を確認できる範囲を整える」ことを重視しました。
取り組み
初期開発では、業務フロー全体を置き換えるのではなく、現場がすぐに使える範囲に絞りました。
- 管理者向けの入力・確認フロー
- 外部関係者向けの表示切り替え
- 必要な情報だけを共有するための制御
- 表計算ベースの運用を活かした自動化
- 入力や確認の負担を減らすための整理
- 将来的な拡張を見据えた構成整理
普段使っているツールに近い操作感を残すことで、導入時の負担を抑えることを重視しました。
また、MVPとしての開発だったため、初期段階では機能を増やしすぎないようにしました。便利そうな機能をすべて盛り込むのではなく、まずは「管理者が必要な情報を更新できる」「外部関係者が必要な情報だけを確認できる」「運用の手間を減らせる」という中核部分に集中しました。
開発で意識したポイント
業務改善のMVPでは、現場の慣れを無視しないことが重要です。
既存の表計算運用には、現場で積み重ねてきた使いやすさがあります。いきなり新しいシステムへ置き換えると、操作を覚える負担が増えたり、かえって運用が止まってしまったりする可能性があります。
そのため今回は、既存運用の良さを残しながら、手間がかかっている部分を自動化する方針にしました。表計算を完全に捨てるのではなく、表計算を入口として使いながら、表示切り替えや共有範囲の整理をシステム側で補うイメージです。
また、管理者と外部関係者では、必要な情報が異なります。すべての情報を一律に見せるのではなく、役割に応じて必要な情報へアクセスできる状態を作ることで、運用上の混乱を減らすことを目指しました。
成果
管理者と外部関係者で必要な情報を出し分けながら、需給管理を行える初期ツールを構築しました。
低コストで始められる構成にしたことで、いきなり大規模な専用システムを作るのではなく、実際の業務に合うかを確認しながら改善を進められる状態になりました。
また、既存の表計算運用を活かしたため、導入時の心理的なハードルを抑えやすくなりました。現場が使い慣れた形式を残しつつ、共有や出し分けといった負担の大きい部分を補うことで、MVPとしての効果を確認しやすい形にできました。
この事例から言えること
業務改善では、最初から大きなシステムを作ることが必ずしも正解ではありません。特に、現場に根付いた運用がある場合は、既存のやり方を活かしながら小さく改善する方が、早く効果を確認できることがあります。
テックテックでは、表計算や既存ツールを使った運用も含めてヒアリングし、どこを自動化すべきか、どこは今の運用を残すべきかを一緒に整理します。
「いきなり大きなシステムを作るほどではないが、今の手作業を少し楽にしたい」という段階でも、MVPとして始めることができます。